Não é segredo que é possível melhorar rotinas com automação contábil. Hoje, o uso da tecnologia é um divisor de águas para os escritórios e profissionais que desejam crescer de forma sustentável.

Na contabilidade tradicional, as rotinas contábeis eram marcadas por tarefas repetitivas, planilhas intermináveis e prazos “apertados”. Hoje, porém, a automação permite a redução de erros, economia de tempo e abre espaço para uma atuação mais consultiva.

Nesse contexto, nós da Tron preparamos um artigo completo sobre como a tecnologia pode transformar o dia a dia do seu escritório, quais processos podem (e devem) ser automatizados, os erros que você evita ao adotar a tecnologia certa e como melhorar rotinas com automação contábil:

O que é automação contábil?

Em primeiro lugar, é preciso entender o conceito de automação contábil. Trata-se do processo de usar softwares, sistemas integrados e tecnologias inteligentes para executar tarefas repetitivas, padronizar processos e garantir maior precisão nas atividades contábeis.

Em outras palavras, a proposta é transferir o trabalho operacional e manual para ferramentas digitais com o intuito de processar informações em segundos e com muito menos margem de erro.

Ao contrário do que muitos podem imaginar, não estamos nos referindo apenas à substituição do trabalho humano por máquinas. A automação contábil vai muito além, ela qualifica a atuação do profissional. Isso quer dizer que, ao invés de gastar horas em lançamentos ou conferências, o contador passa a dedicar seu tempo a interpretar relatórios, identificar riscos e orientar clientes sobre o melhor caminho a seguir.

Ou seja, a automação não “tira espaço” do contador. Pelo contrário, ela fortalece seu papel consultivo e estratégico, justamente porque libera tempo e promove informações mais confiáveis.

Rotinas contábeis que podem ser automatizadas

Quando falamos em melhorar rotinas com automação contábil, é importante entender que não se trata de um único processo, mas de uma rede de atividades que podem ser otimizadas. Veja a seguir as principais rotinas que a automação pode transformar, com exemplos práticos e os benefícios de cada uma:

Importação e classificação de notas fiscais

A entrada de notas fiscais é um processo que requer energia para os profissionais da contabilidade. Deixar para que um colaborador digite manualmente dados como CNPJ, valores, e alíquotas de impostos é abrir espaço para erros e desperdício de tempo.

Com a automação, o sistema faz a captura das NF-es direto na SEFAZ, organiza os dados em tempo real e até sugere a classificação contábil correta. Isso quer dizer, portanto, menos risco de falhas de digitação; redução de retrabalho em conferências; e lançamentos contábeis mais ágeis e confiáveis.

Sendo assim, vamos supor que o sistema gasta uma manhã inteira importando e digitando notas de um cliente de médio porte. Ele pode, portanto, processar todas em minutos, deixando os relatórios prontos para validação.

Folha de pagamento e rotinas de DP

O Departamento Pessoal é um setor cheio de detalhes e prazos, incluindo cálculos de salários, férias, rescisões e encargos. Desse modo, todas essas atividades podem gerar erros caros quando realizados manualmente. Os softwares de automação integram dados dos colaboradores, calculam de forma automática todos os encargos e enviam informações para o eSocial.

O fechamento da folha, por exemplo, que antes demandava uma semana inteira em escritórios maiores, pode ser feito em dias, ou até horas, com apoio da automação.

Conciliação bancária

Essa é, sem dúvida, uma das atividades que mais consome tempo dos contadores. Mas a boa notícia é que a automação permite a integração com as contas bancárias dos clientes, identifica automaticamente entradas e saídas, e sinaliza informações divergentes. Sendo assim, os benefícios são:

• Economia de horas de trabalho por cliente;

• Redução quase total de erros;

• Relatórios de fluxo de caixa em tempo real.

Esse processo é ainda mais importante em empresas com grande volume de movimentações financeiras, no qual a conciliação manual seria inviável.

Geração e envio de guias de impostos

É possível melhorar rotinas com automação contábil também no que se refere à geração e envio de guias de impostos. Neste caso, os sistemas contábeis calculam as guias (como DAS, DARF e GPS) automaticamente e disponibilizam para o cliente com antecedência. Além disso, muitas soluções possuem integração direta com sistemas de pagamento, o que também ajuda a evitar atrasos.

Por que melhorar rotinas com automação contábil?

Melhorar rotinas com automação contábil não é apenas uma forma de ganhar eficiência, mas também é uma estratégia essencial no mercado de hoje. Veja as principais razões pelas quais a automação se tornou indispensável:

Ganho de tempo

Tempo é o ativo mais escasso na vida de qualquer profissional contábil. Sendo assim, fechamentos mensais, geração de guias, folha de pagamento e obrigações acessórias podem facilmente consumir horas e até mesmo dias quando as atividades são realizadas de forma manual.

Vamos supor, então, que um profissional leva metade de um dia para importar 200 notas fiscais de um cliente. Com automação, porém, conclui-se esse processo em segundos.

Foco no papel consultivo

A tecnologia gera ao contador espaço para atuar onde realmente importa: na análise de dados e no suporte estratégico aos clientes.

Isso muda a percepção de valor do cliente em relação ao escritório. Em vez de ver o contador apenas como alguém que “entrega guias”, ele passa a enxergá-lo como um parceiro de negócios que ajuda na tomada de decisões financeiras, na análise de custos e na projeção de cenários futuros.

Confira também: Contabilidade consultiva: saiba como agregar valor para seus clientes

Redução de erros

A contabilidade não perdoa falhas. Um número errado em uma guia de imposto, o esquecimento de um lançamento ou uma obrigação entregue fora do prazo podem gerar multas e comprometer a relação de confiança com o cliente.

Melhoria da qualidade de vida da equipe

Melhorar rotinas com automação contábil também envolve a qualidade de vida da equipe. A sobrecarga de tarefas repetitivas, associada à pressão dos prazos fiscais, é um dos fatores que mais gera estresse em profissionais da área contábil.

Em outras palavras, a tecnologia vem como ferramenta para redistribuir esforços, aliviar a carga operacional e permitir que os colaboradores tenham mais equilíbrio entre produtividade e qualidade de vida.

É preciso considerar, portanto, que equipes menos estressadas erram menos, trabalham melhor e permanecem mais tempo no escritório, o que reduz a rotatividade.

Conformidade e segurança da informação

A legislação brasileira muda constantemente, e, para muitos profissionais contábeis, manter-se atualizado apenas com processos manuais é quase impossível. Os sistemas automatizados, porém, acompanham as constantes mudanças na legislação, atualizam cálculos e obrigações para que o escritório mantenha o cumprimento de todos os prazos e regras fiscais.

Além disso, com sistemas contábeis em nuvem, há o armazenamento de dados em servidores protegidos, com backups automáticos e criptografia avançada. Isso reduz os riscos de perda de informações e mantém a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), um ponto cada vez mais valorizado por empresas e clientes.

Sistemas integrados

A integração de sistemas também é um benefício evidente ao melhorar rotinas com automação contábil. Isso porque a associação entre as áreas financeiras, fiscais e de recursos humanos, facilita a gestão dos dados em uma única plataforma acessível remotamente.

Vantagem competitiva no mercado

As empresas que insistem em processos manuais tendem a atrasar entregas, cobrar menos porque não conseguem agregar valor e perder clientes para concorrentes modernos. Já aqueles que investem em automação conseguem entregar mais rápido e com mais qualidade e escalar operações sem inflar custos.

Na visão do cliente, isso é sinônimo de profissionalismo e inovação, dois atributos fundamentais em um mercado competitivo.

Leia mais: Automação contábil: otimizando processos para ampliar o foco na estratégia do cliente

Os principais erros que a automação contábil ajuda a evitar

Melhorar rotinas com automação contábil vai muito além de agilizar tarefas, trata-se também de reduzir riscos que podem comprometer tanto a operação do escritório quanto a confiança dos clientes. Veja os principais erros que a automação contábil ajuda a evitar:

Perda de prazos de obrigações

O não cumprimento de prazos de obrigações como SPED, DCTF, EFD-Reinf, GFIP e eSocial pode gerar penalidades e multas que podem pesar no caixa das empresas e abalar a relação de confiança com os clientes.

Um sistema contábil online automatiza alertas e programações de envio, e, com isso, evita que o contador perca prazos importantes. Além disso, sistemas em nuvem permitem que toda a equipe acompanhe em tempo real o andamento das entregas.

Erros no lançamento contábil

Um dos erros mais comuns em escritórios contábeis é o lançamento incorreto de dados financeiros. Sabe por quê? Um dígito a mais ou a menos pode distorcer todo o fechamento contábil, gerar erros nos relatórios e prejudicar análises estratégicas.

Em contrapartida, com o apoio de um sistema contábil web, há a integração aos sistemas de gestão (ERP, folha de pagamento, fiscal), de modo a reduzir a necessidade de digitação manual e garantir maior precisão.

Problemas com armazenamento e segurança de dados

Quando as informações contábeis ficam salvas em planilhas locais ou servidores físicos, há maior risco de perda de dados, falhas de backup e até ataques cibernéticos. Por outro lado, se houver o apoio tecnológico, é possível armazenar os dados em ambientes protegidos, com criptografia avançada e backups automáticos, bem como reduzir riscos e manter a conformidade com a LGPD.

Erros de comunicação com clientes

Muito além dos erros técnicos, os erros de comunicação com os clientes também podem comprometer o crescimento do escritório contábil. Até mesmo porque a falta de integração entre a empresa e os clientes gera uma série de outras consequências, como atrasos no envio de documentos, falhas de interpretação e atrasos em fechamentos.
Ao utilizar um sistema contábil web, o cliente pode enviar documentos pelo sistema, que já os integra automaticamente às rotinas internas. Isso reduz, portanto, os ruídos na comunicação e torna a relação mais transparente.

Como a automação contábil economiza tempo na prática?

Um dos efeitos mais imediatos da automação contábil é a economia de tempo. Sendo assim, tarefas que antes demandavam horas de trabalho manual agora podem ser concluídas em minutos. Com isso, os contadores e suas equipes podem concentrar esforços em atividades de maior valor. Veja alguns exemplos práticos:

• Importação e lançamento de notas fiscais: um cliente de médio porte pode emitir centenas de notas por mês. Se, porém, ele tiver um sistema contábil online à seu dispor, há a importação automática dessas notas do SEFAZ, assim como a classificação e o lançamento no sistema, isto é, sem intervenção manual. Por consequência, há a redução do tempo gasto em lançamentos manuais, que de dias, passa a ser realizado em minutos.

• Conciliação bancária automática: antes, verificar todas as entradas e saídas bancárias era um processo minucioso, sujeito a erros. Agora, para as empresas que contam com sistemas contábeis, é possível realizar a conciliação em segundos, com alertas automáticos sobre divergências.

• Emissão de guias e obrigações acessórias: a realização de cálculos de impostos e envio de declarações, como DCTF e eSocial, ocorre de forma automática, com validação de dados e envio programado. Isso elimina atrasos e retrabalhos, e, portanto, economiza horas preciosas.

Além da economia de tempo, essa automação permite uma visão em tempo real das operações. Esse é um grande benefício, sobretudo para o gestor, que agora consegue acompanhar o fluxo de trabalho e transformá-lo em algo muito mais estratégico e menos operacional.

O segredo para uma transição bem-sucedida

A implementação da automação em escritórios de contabilidade não envolve apenas instalar um software contábil. Uma transição bem-sucedida depende de planejamento, treinamento e da escolha certa de ferramentas. Veja os pontos essenciais para garantir para garantir sucesso:

• Mapeamento de processos existentes: antes de automatizar, é fundamental entender como as tarefas são realizadas atualmente pela equipe. Isso ajuda, portanto, a identificar obstáculos e processos que precisam de atenção especial.

• Escolha de soluções compatíveis: um sistema contábil online precisa ser compatível com o ERP do cliente, integrar dados de diferentes fontes e permitir acesso remoto seguro. A compatibilidade evita retrabalhos e problemas de integração.

• Treinamento da equipe: a automação requer mudança cultural. É essencial que os colaboradores compreendam o funcionamento do sistema, aprendam boas práticas de uso e saibam interpretar alertas, relatórios e dashboards.

• Implementação gradual: migrar todas as rotinas de uma vez pode ser arriscado. O ideal é optar por uma abordagem dividida em fases, começando pelos processos mais repetitivos (como importação de notas fiscais e conciliação bancária). Essa é uma forma de diminuir os efeitos e facilitar a adaptação da equipe, sobretudo no caso dos colaboradores mais resistentes.

• Monitoramento contínuo: mesmo após a implementação, é importante monitorar resultados, identificar falhas e ajustar processos. Os sistemas incluem indicadores que permitem acompanhar a eficácia da automação em tempo real.

Como escolher a solução ideal de automação contábil?

Nem todo software contábil é capaz de atender às necessidades do escritório de contabilidade. O ideal, portanto, é que a escolha da solução inclua critérios técnicos, estratégicos e de experiência do usuário, como por exemplo:

Integração com outros sistemas

Um bom sistema deve se integrar ao ERP para contabilidade do cliente, sistemas bancários e plataformas fiscais como é o caso do TGC Eos por exemplo. Ele deve, portanto, permitir que os dados fluam automaticamente entre diferentes setores.

Funcionalidades específicas para automação

É importante também verificar se a solução possui lançamentos automáticos de notas fiscais; conciliação bancária automatizada; emissão de guias e obrigações fiscais; relatórios em tempo real; e alertas de prazos e erros no sistema.

Acesso remoto e segurança

Os sistemas contábeis em nuvem possibilitam o acesso às informações de qualquer lugar com segurança, de modo a garantir backups automáticos e proteção de dados conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Facilidade de uso e suporte

Entre os critérios a avaliar, destaca-se também que a interface precisa ser intuitiva. O fornecedor, por sua vez, deve oferecer suporte técnico eficiente, treinamento e atualizações constantes.

Custo-benefício

Assim como em todo investimento que uma empresa realiza, é preciso avaliar o custo-benefício do sistema. Uma solução escalável permite que o escritório cresça sem aumentar proporcionalmente os custos, aproveitando ao máximo os recursos da automação.

Uma boa dica é, antes de decidir, fazer um teste piloto com um cliente ou processo específico. Isso ajuda a medir resultados, identificar desafios e garantir que a solução realmente se adapta à rotina do escritório.

Quais indicadores usar para medir a eficiência contábil com automação?

A automação contábil não é apenas uma ferramenta que possibilita a economia de tempo, mas também permite medir e otimizar a performance do escritório. Sendo assim, com o suporte de um sistema, é possível acompanhar indicadores que mostram exatamente como a operação está funcionando e onde há oportunidades de melhoria. Confira alguns dos principais indicadores:

Tempo médio de processamento de tarefas

O indicador de tempo médio de processamento de tarefas, como o próprio nome revela, tem como objetivo medir quanto tempo o escritório leva para processar notas fiscais, conciliações ou fechamento contábil.

Quando uma empresa contábil opta por usar a tecnologia a seu favor, tarefas que antes demoravam horas ou dias podem ser concluídas em minutos. E, com isso, libera-se o tempo que a equipe gastaria com essa atividade para realizar análises estratégicas.

Um exemplo que ilustra bem uma redução eficaz de tempo, é o lançamento automático de 200 notas fiscais em minutos, que comparado ao processo manual, levaria metade de um dia.

Taxa de retrabalho e erros

Outro indicador de suma importância é a taxa de retrabalho e erros, que apresenta quantas vezes precisa haver a correção de um lançamento ou relatório. O uso da tecnologia, neste caso, permite a redução dessa taxa, pois há uma validação automática de dados, aplicação de cálculos e sinalização de erros.

SLA de fechamento contábil

O SLA de fechamento contábil mede a capacidade do escritório de entregar fechamentos e declarações dentro do prazo. Se o escritório contar com automação, é possível definir alertas e fluxos automáticos para seguir cumprindo prazos legais, e evitando multas e penalidades.

Produtividade por colaborador

Essa métrica avalia quantos clientes cada colaborador consegue atender ou quantas tarefas consegue processar em determinado período. Ao melhorar rotinas com automação contábil, o escritório também gera vantagens para os colaboradores, pois eles conseguirão realizar atividades mais estratégicas, sem que haja sobrecarga.

Custo por cliente e retorno sobre investimento

O sistema contábil online também gera a redução do custo operacional por cliente, uma vez que há a eliminação de tarefas manuais e redução de erros. Isso torna o escritório mais competitivo e rentável, o que permite atender mais clientes com o mesmo time.

O monitoramento desses indicadores é, portanto, essencial para que o gestor avalie o desempenho da equipe, justifique investimentos em automação contábil, mostre ganhos reais para clientes e identifique pontos de melhoria contínua.

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Escolhendo o sistema certo, é possível sim melhorar rotinas com automação contábil

Por fim, não podemos deixar de destacar que melhorar rotinas com automação contábil não é apenas uma tendência tecnológica, mas uma estratégia indispensável para escritórios que desejam crescer.

A contabilidade deixou de ser apenas um setor operacional, focado em cumprir prazos e entregar declarações. Hoje, o contador é um parceiro estratégico das empresas, e a automação contábil é o que garante o tempo e a precisão necessários para essa mudança de papel.

Vale destacar, porém, que colher esses benefícios depende de uma transição bem planejada. Afinal, trata-se de uma mudança cultural por escritórios que abraçam a automação. Esses profissionais entendem que sua função não é apenas registrar o passado, mas antecipar o futuro com estratégias baseadas em dados confiáveis.

É por isso que, na Tron, entendemos que a contabilidade moderna vai muito além de números. Nossa missão é ajudar escritórios contábeis e departamentos financeiros a melhorar rotinas com automação contábil.

Se o seu objetivo é reduzir erros, economizar tempo e elevar o nível do serviço prestado aos clientes, conte com a Tron! Entre em contato conosco agora mesmo e saiba mais sobre nossas soluções.

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